A home office megkérdőjelezi az irodai munkavégzés kizárólagosságát
Szerző: napi.hu | info@dehir.hu Közzétéve: 2020.05.06. 07:58 | Frissítve: 2020.05.07. 08:02
Budapest - Drasztikus változások várhatóak, a cégek a jövőben radikálisan felülbírálhatják irodabérleti szerződéseiket.
Jóval hatékonyabb lett a feladatvégzés, nagyot javultak a teljesítménymutatók a shared sevice centereknél (SSC) a veszélyhelyzet kihirdetése óta bevezetett, mindenkire kiterjedő otthoni munkavégzéssel - legalábbis erről számoltak be a Napi.hu által megkérdezett vállalatvezetők.
Illusztráció - Fotó: elmastudio.de/en
A home office hátulütői viszont leginkább a lelki és szociális tényezőknél, a kapcsolathiányos, ingerszegény életmód miatt tűnnek ki jelenleg. E megoldás várhatóan sokkal mélyebben be fog épülni a vállalati kultúrákba és a cégek a jövőben radikálisan felülbírálhatják irodabérleti szerződéseiket.
A SSC-szektorban a vállalatok nagy részéről most kiderült, hogy a munkatársak otthonról is el tudják látni a feladatokat. Azt látjuk, hogy az emberek sokkal többet és hatékonyabban dolgoznak a jelenlegi helyzetben, mint előtte. Nagyon sok cégtől az a visszajelzés érkezik, hogy jobban, gyorsabban mennek a folyamatok, látványosabbak az eredmények, akár annál, amit elvártak volna, akár pedig annál, ami előtte volt tapasztalható az irodai munkakörnyezetben - osztotta meg tapasztalatait lapunkkal Knezevics Viktor, a BP országigazgatója, a Magyar Szolgáltatóipari és Outsourcing Szövetség (HOA) elnökségi tagja.
A dolgozók sokkal jobban bírják a home office-t, mint a vezetők.
A BP Globális Szolgáltató Központjánál például a márciusi átállás óta mérhetően magasabb a kezelt ügyfélszám, kevesebb az elveszített hívás, javult az adatpontosság és a határidős feladatokban ritkább a csúszás, sőt több feladat készül el még határidő előtt.
Március közepe óta több pozitív visszacsatolás és megkeresés érkezett az ügyfelektől a digitális megoldásokkal kapcsolatban, mint korábban - emelte ki pozitívumok közül Tóth Tibor, a könyvelési, számviteli szolgáltatásokat nyújtó Process Solutions Kft. partnere. Úgy tapasztaljuk, hogy a napok tervezhetőbbé váltak és munkaidőt értékesebben lehet eltölteni. A működésen az is javított, hogy az ügyfelekkel együttműködve rengeteg papíralapú folyamatot ki tudtunk "irtani", és gyorsan sikerült megoldani a digitális információátadást. Ez eddig csak azért nem történt meg, mert nem volt rá kényszer - magyarázta.
Korlátot jelent viszont, hogy az államigazgatási ellenőrzők még nem teljesen álltak át digitális működésre és egyelőre törvényi lehetőség sincs a teljes adminisztráció digitalizálására.
Például a bérszámfejtésnél a tb-kiskönyvek, a belépő-kilépő igazolások kiadását még mindig papíralapon kell megtenni. De mivel most a gazdasági szereplők nagy része nem tud más megoldást, ezért az állami hivatalok -ha lassanként is -de egyre inkább nyitnak a digitális adminisztráció befogadása felé.
A napi.hu beszélgetőpartnerei szerint nem állja meg a helyét az a sok cégnél még létező rögzültség, hogy az otthoni munka esetén a munkavállalók motiválatlanok lesznek, mással foglalkoznak feladataik helyett, vagy elrejtőznek főnökeik szeme elől.
Ha pontosan meg vannak határozva a célok és az eredményeket mérik, nem pedig a munkavégzés menetét, akkor szóba sem kerülhet a lógás, még ha mindig is lesz egynéhány "freerider", aki a helyzetet ki akarja használni.
Szükséges, hogy meg legyen az a bizalmi rendszer, hogy nem forintra-fillérre és stopperórával számoljuk az emberek munkaidejét. A jövőben nem az időn magán kell, hogy kontroll legyen, hanem a feladaton - azt szükséges jól felmérni és ahhoz hozzárendelni a megfelelő erőforrást.
A rendszeres otthoni munkavégzés újfajta vezetői kompetenciákat igényel.
Nagyobb felhatalmazást szükséges adni a beosztottaknak, az autoriter hozzáállás pedig nem lesz működőképes. Jelen helyzetben nagyobb bizalomra és nagyobb önbizalomra is szüksége lehet egy vezetőnek. Például az online kapcsolattartás során sokkal tisztábban kell kommunikálni: sokkal egyértelműbb célokat, feladatokat kell megfogalmazni, jóval egyszerűbben.
Hatékonyabb visszajelzési mechanizmusok is szükségesek. Tudni kell azonnali visszajelzéseket adni, gyorsabban és gyakrabban, mind a pozitív, mind a fejlesztendő területeken.
A rugalmasság mellett több támogatást is kell adnia egy vezetőnek: például rendszeresen, az összes beosztottal az eddigieknél sokkal több üzleti kontextust, háttérinformációt érdemes megosztania a vállalatról. Emellett ki kell fejleszteni egy sokkal érzékenyebb "mentális radart" is, hogy akár telefonon, videón érzékelje, hogy egy adott dolgozónak van-e valami lelki problémája. És ha még mindig van energiája, sarkallnia kell az embereket arra, hogy javítsanak fizikai állapotukon is, hiszen - a professzionális irodai megoldások híján - az otthoni ergonómia komoly kihívás, mely hosszú távon egészségkárosodást is okozhat.
Megjelent viszont a csapatigény: a kollégák akár egy reggeli kávézást, vagy egy pénteki ebédet is megtartanak együtt - ilyenkor az egész csapat videón csatlakozik és egy jót beszélgetnek, úgy mintha az irodában ülnének.
Ez egy nagyon jó áthidaló megoldás a szocializációra és a korábbi céges gyakorlatok megtartására - fogalmazott.
Az biztos, hogy a munkahatékonyságra, a tervezhetőségre, a zavaró tényezők kizárására nagyon pozitív hatással van a home office. A videokonferenciák is erősebb keretet adnak a munkamegbeszéléseknek, sokkal jobban kényszerítik a résztvevőket arra, hogy az adott témára koncentráljanak abban az időben és azokkal az emberekkel akikkel jelen vannak.
Kifejezetten nagy feladatot kaptak a vezetők a "people management" terén. A Process Solutions-nél főként fiatal, pályájuk elején járó munkavállalók dolgoznak, akiket nagyon nehéz a négy fal között kordában tartani. A korlátozások kezdetén mindenki örült, hogy otthon lehet, de sokan már második héten visszavágytak az irodai körülmények közé. Komoly feladat, hogy a motivációt, munkakedvet fent tudják tartani. Nagyon sokat foglalkoztak a dolgozókkal, hogy értsék és elfogadják a helyzetet. A kollégák nagy részének kihívás volt átállnia: megszokták a nagy "bandázásokat", a rendszeres közösségi eseményeket, majd ebből az életből hirtelen kellett karanténba vonulniuk. Ez sokakat megviselt.
Ha visszatérünk a normál kerékvágásba, biztos, hogy az otthoni munka jóval nagyobb szerepet fog kapni. Rövid távon biztos kialakul a munkavállalókban egy vágyódás az irodai környezet iránt, de hosszú távon vissza fog erősödni az igény a home office megoldásokra. De már most tudjuk, hogy nem lehet minden körülmények között megvalósítani, hogy az emberek otthonról dolgozzanak. A közösségépítés, a céges kultúra fizikai megjelenése a munkavállalók és az ügyfelek szempontjából is kiemelten fontos.
A napi.hu által megkérdezett cégvezetők szerint
a home office sokkal mélyebben be fog épülni a vállalatok kultúrájába. Akik eddig is művelték, most kapnak egy visszaigazolást, hogy jól működik, akik pedig nem csinálták, azok meg fogják látni benne a lehetőséget.
Egy csapásra nem fogunk tudni visszatérni a régi módszerekhez, mert nem hatékonyak. A jövőben számba veszik majd a mostani tapasztalatokat: a cégek várhatóan törekszenek majd egy "egészséges" mix kialakítására: vagyis az emberek X-napokat otthonról, X-napokat pedig az irodából fogják ledolgozni. Most, hogy látjuk, hogy az egész cég képes home office-ból szolgáltatni, biztos, hogy egy átdolgozott irodai koncepcióval fognak visszaérkezni a cégek bizonyos időn belül.
Jelenleg is fájó kiadást jelent, hogy fönt kell tartani az irodát, hiszen a társaság szükségtelen dologért fizet éppen akkor, amikor a bevétel is lecsökken. Ugyanakkor az irodabérlés általában nem túl rugalmasan változtatható és a legtöbb szerződésben elég szoros kötelezettségek vannak. Úgy látja: a jövőben minden egyes szolgáltatóközpont felülbírálja majd, hogy egyáltalán mire jó az iroda, milyen funkciók és mekkora terület szükségesek. A projektmegbeszélésekre, a közös munkára sokkal inkább alkalmassá kell tenni az irodákat, miközben a cég létszámához képest jóval kevesebb egyéni munkaállomásra lesz szükség.
Számolniuk kell az ingatlanfejlesztőknek is, hogy a cégek kisebb irodákat fognak keresni, mivel több szabadságot adnak az otthoni munkához. A flexibilitás is sokkal fontosabb tényező lesz, így vállalatok nem feltétlenül 7-10 éves, fix négyzetméteres irodabérlési konstrukciókat fognak preferálni.
HOZZÁSZÓLÁSOK (3)
Kot Nyeles kitiltva
Aki szerint egy videós cset, ahol egyszerre csak egy ember beszélhet, mert amúgy nem ért senki semmit, az felér a munkahelyi élő beszélgetésekkel, az nem nagyon vett még részt ilyenen. Össze lehet ugyan a kettőt hasonlítani, csak épp felesleges, mert közelébe sem ér a művi a valóságosnak...
Kot Nyeles kitiltva
Lehetne valami SZÉP kártyás megoldás az otthoni rezsi emelkedésének kompenzálására. Azaz olyan "zseb", amivel az internetet, a villanyt, a fűtést (gáz) stb. lehetne kifizetni a szolgáltatól irányába. Így az állam és a munkáltató is biztos lehetne abban, hogy csak a rezsi költségeket fizetik ki a munkavállalók az "extra" pénzből. Cserébe a munkáltatói oldalon nyilván - akár jóval - kevesebb kiadás lenne a fizikai munkahelyek számának lecsökkentéséből adódóan.
Senor
A Covid alatt otthoni munkára ítélt munkásemberek rezsiköltségei viszont megnőttek. A fizetésük pedig ugyanannyi, mint a járvány előtt. Ezt a megemelkedett költséget hogyan kompenzálja a munkáltató?